Tutte le strade portano all'e-procurement

L'e-procurement è una necessità, una risposta indispensabile per le aziende che hanno bisogno di garantire un flusso continuo di informazioni tra l'ufficio acquisti, i clienti interni e il mercato in modo che ogni passaggio del processo di acquisto venga presidiato correttamente.
Se l'obiettivo è controllare quello che viene acquistato, semplificare la raccolta dei dati e gestire in ottica strategica i rapporti con fornitori sempre più globali, l'e-procurement si rivela un percorso obbligato. Aspetto si evidenzia in maniera ancora più importante in un contesto dove la richiesta di compliance e trasparenza è sempre maggiore e il dato necessita quindi di un controllo e di un visibilità totale.

Un sistema di e-procurement di successo consente certamente di ottenere una visibilità completa sul processo di acquisto, permettendo di condurlo, controllarlo e di creare efficienze, che si possano tradurre nella riduzione dei tempi, con una conseguente diminuzione dei costi e un minore time to market.
È fondamentale però definire a priori le specifiche funzionali che uno strumento di e-procurement deve possedere: se è vero, infatti, che tutte le strade portano all'e-procurement, è altrettanto vero che non tutti i percorsi sono uguali e che ogni realtà aziendale ha per sua natura esigenze, specificità e dinamiche differenti, che devono essere opportunamente considerate per evitare di implementare in azienda uno strumento che poi non venga utilizzato correttamente.
È importante, quindi, soffermarsi sia sui passaggi che un'azienda deve necessariamente avviare nella scelta di una soluzione di e-procurement, sia sulle caratteristiche funzionali e tecniche che lo strumento deve possedere.

Passaggi e processi fondamentali
Dal punto di vista delle pratiche da avviare, al primo posto vi è l'assessment sui processi, sui flussi informativi e sui bisogni della propria organizzazione. Esistono un'infinità di soluzioni sul mercato, ma quali rispondono ai bisogni reali? In questo senso è necessario definire il "come" i bisogni potranno tradursi concretamente all'interno del sistema molto prima del "cosa" implementare.
Un secondo passaggio, anch'esso cruciale, è l'identificazione degli utenti che, oltre all'ufficio acquisti, dovranno potere accedere alle informazioni e utilizzare lo strumento, tra questi, ad esempio, tutte le funzioni richiedenti, come il marketing, la logistica o il servizio qualità. Gli utenti dovranno quindi ricevere una formazione adeguata così da utilizzare lo strumento nei modi più appropriati.

Altro aspetto, che può apparire banale ma che in realtà a volte viene trascurato o non promosso correttamente, è assicurare che gli utilizzatori abbiano un vantaggio, nell'utilizzo del nuovo tool, ottenendo benefici visibili e il più possibile immediati in termini di riduzione del tempo lavoro, maggiore semplicità dei processi, raggiungimento di risultati.
Da un punto di vista tecnologico, questi passaggi si traducono in alcune caratteristiche imprescindibili. La prima è la facilità d'uso: una piattaforma, che può essere utilizzata con una formazione minima consentirà un'adozione e una collaborazione maggiore nell'ecosistema aziendale e le aziende si potranno definire sempre più "Extended enterprise", distribuite e alle prese con numerosi interlocutori interni ed esterni, dai dipendenti, ai fornitori, partner, organi di controllo, ecc. Cruscotti in grado di mostrare chiari KPI e che permettono una navigazione dinamica e semplice rappresentano ormai un must nel mondo del procurement.

Seconda caratteristica, ma non meno importante, è la copertura funzionale completa e modulare che la piattaforma deve offrire, con la possibilità di integrare nuove funzioni ogni volta che venga richiesto. Un progetto di e-procurement che parte da necessità oggettive dell'azienda tenderà, infatti, per sua natura a espandersi ed evolversi e uno strumento capace di accompagnare l'azienda in questo percorso potrà rivelarsi fondamentale.
L'importanza del controllo dei dati
Anche la disponibilità della soluzione su strumenti diversi rispetto al semplice desktop si rivelerà strategica da un punto di vista tecnologico. Entro il 2020 tutte le piattaforme di procurement saranno fruibili in mobilità e avere sotto controllo tutti i processi in ogni momento e luogo rappresenterà un altro fattore differenziante.
Da non sottovalutare, infine, il ruolo dei report aggiornati e navigabili, offerti dalla piattaforma di procurement. Adottare lo strumento tecnologico, infatti, non ha alcun valore se non si controllano i dati, definendo delle metriche chiave ed effettuando un reporting costante su di esse.

A monte di tutti i consigli tecnologici, un suggerimento importante per chi vuole adottare una nuova piattaforma: richiedere una "proof of concept", poter quindi vedere dal vivo come funziona la piattaforma, se è veramente intuitiva, rapida e in grado di rispondere alle proprie esigenze.
In sintesi, tutte le strade portano all'e-procurement ma il software, di per sé, non risolve i problemi! È necessario considerare tutte le variabili che il processo di acquisto comporta. La tecnologia deve essere pronta a supportare l'evoluzione dei nuovi scenari, deve essere innovativa in questo senso e aperta a nuovi sviluppi, senza dimenticare mai il fattore "Human to Human" e le esigenze di un mercato in continua trasformazione.
Sergio Perego, Country Manager di SynerTrade Italia, e Lorenzo Centi, Head of Purchasing and Cost Performance Department Lowendalmasaï