Operativa la fatturazione elettronica tra aziende private

Dallo scorso 9 gennaio è diventata operativa, dopo un iniziale periodo di sperimentazione, la fatturazione elettronica tra aziende private. Ma quali sono i principali adempimenti, i vantaggi più significativi per le imprese che non vogliono farsi cogliere impreparate dal cambiamento e che desiderano sfruttare a proprio vantaggio le opportunità messe in campo dal nuovo sistema?
"Passare alla fatturazione elettronica richiede più che un investimento economico, che è molto limitato, una revisione del processo di gestione del ciclo attivo e passivo: non basta ricevere ed emettere fatture elettroniche al posto di quelle cartacee ma è necessario che le fatture siano in formato elaborabile direttamente dai sistemi informativi, senza aver bisogno di "data entry" manuali, ovvero di una trascrizione dei dati all'interno del proprio sistema gestionale. Le aziende che decidono di compiere questo passo necessitano di un processo digitale che gestisca l'intero ciclo di vita delle fatture: dalla generazione all'emissione, dalla ricezione alle gestione e alla conservazione in formato elettronico, elaborabile dai sistemi informativi senza ulteriori operazioni", dichiara Pablo Pellegrini, Document Management, Workflow & Services Division Manager di SB Italia, società specializzata in soluzioni IT per la gestione, l'integrazione e l'ottimizzazione dei processi aziendali, che opera da tempo nel settore.

Il nuovo formato strutturato consente, a chi lo riceve, di abbattere sensibilmente i tempi di registrazione dei dati, a patto di gestire il processo come un flusso digitale, senza stampare carta.
"Inoltre, è importante il cambiamento di mentalità: è necessario sposare una nuova filosofia digitale che integri la gestione aziendale con le nuove logiche e le nuove risorse, con un'apertura alla mobility, al cloud e ad un uso diffuso della tecnologia. Il primo impegno è quindi quello di investire in cultura digitale". I processi che in parte migrano verso il digitale e che in parte rimangono "su carta" sono vere e proprie storture, che rischiano non solo di annullare qualsiasi vantaggio ma di produrre un costo di gestione superiore a quello cartaceo tradizionale che si vuole abbandonare.
Quanto si risparmia? "Se il progetto funziona, la stima minima è di 3-4 miliardi, un bel recupero. Nel migliore scenario, una decina", dichiarava al quotidiano La Repubblica il viceministro Luigi Casero lo scorso aprile.

Ma per le aziende che decidono di aderire, qual è il risparmio concreto? La fatturazione elettronica è conveniente ad ogni livello: consente un risparmio quantificabile per ciascuna fattura gestita, rispetto ai modelli di fatturazione "tradizionali" e questo vale non solo per le grandi aziende, ma anche per le realtà più piccole. Secondo i dati raccolti dall'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, il beneficio del passaggio dal processo "tradizionale" alla fatturazione elettronica si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura, per organizzazioni che producono/ricevono un volume di fatture superiore alle 3.000 all'anno. Il risparmio deriva da una serie di attività per le quali occorreva l'utilizzo di manodopera "umana": stampa e imbustamento delle fatture, interazione con il cliente, conservazione dell'archivio cartaceo, senza dimenticare il costo della burocrazia legata ai diversi passaggi autorizzativi al pagamento delle fatture.

Lo scopo della fatturazione elettronica tra aziende private è, nell'idea del Governo, quello di potenziare l'integrazione tra tutti i protagonisti della filiera del valore: produttori, fornitori, addetti alla logistica e distributori, per arrivare, sempre più spesso, ai clienti finali.
Ma, oltre al risparmio, quali sono i vantaggi che possono convincere le aziende ad aderire al nuovo protocollo che, ricordiamo, è ancora proposto in forma volontaria? Il Governo ha studiato un particolare sistema incentivante, fatto di crediti d'imposta e di altri strumenti, a tutto vantaggio delle imprese.
Le aziende che decideranno di optare per l'applicazione del nuovo regime, che avrà una durata di 5 anni a partire dall'inizio dell'anno solare in cui è esercitata e, salvo revoca, rinnovata di quinquennio in quinquennio, potranno godere di una riduzione degli adempimenti fiscali.

Le aziende che sceglieranno la fattura elettronica godranno, infatti, di una serie di esenzioni da altrettanti obblighi di comunicazione relativi a operazioni rilevanti ai fini IVA (Spesometro), contratti di leasing e operazioni con paesi black list. Altri benefici riguardano i rimborsi IVA, che saranno più veloci (in tre mesi) e ci sarà, inoltre, la semplificazione dei controlli fiscali, niente scontrino fiscale e la riduzione di un anno dei termini di accertamento (che passano da 4 a 3 anni).
"La fatturazione elettronica è un'opportunità da cogliere al volo, per dotare la propria azienda di uno strumento in grado di fare realmente la differenza in termini di competitività, di efficienza e di trasparenza. Si è concluso un percorso che ha reso l'Italia uno tra i Paesi all'avanguardia in questo settore", conclude Pellegrini. "Il nostro impegno è quello di offrire ad aziende e istituzioni un servizio per un'innovazione a 'misura di azienda', che si cali su esigenze specifiche e si innesti sui sistemi già esistenti, in modo da portare ad un cambiamento senza traumi, programmato e controllato, che assicuri la continuità e che porti solo benefici".