Le best practice per un unico archivio di contenuti in azienda

Per le grandi aziende che operano a livello mondiale, gestire gli asset digitali in modo ordinato è molto complesso. I contenuti sono spesso raccolti in archivi differenti, e i dipendenti devono caricare materiali più volte, spostandosi da un sito a un altro per la ricerca.
Implementare un unico repository di contenuti permette alle aziende di creare una singola fonte di informazioni, riducendo i documenti ridondanti e la quantità di tempo investito nella ricerca tra vari siti. Tuttavia, scegliere un unico archivio pone il problema di come gestire migliaia di documenti in modo efficiente.

Le aziende che adottano una piattaforma di digital experience possono consolidare le informazioni in un unico luogo e implementare sistemi per gestirle. Ecco i consigli di Liferay su come utilizzare al meglio un repository unico all'interno dell'Intranet aziendale.
Best Practice per un archivio di contenuti sull'Intranet
Per assicurare le migliori prestazioni sarà necessario:
1) Definire una governance: stabilire subito chi può gestire e accedere contribuisce a migliorare l'efficacia di un grande archivio. Restringere il numero delle persone autorizzate ad aggiungere, modificare o eliminare contenuti permetterà di garantire la corretta formazione e la possibilità di condividere il carico di lavoro di revisione e sfoltimento. Indipendentemente dalla piattaforma utilizzata, è fondamentale poter creare ruoli personalizzati non collegati alla posizione lavorativa. Anche se nello stesso dipartimento o con lo stesso ruolo, ai dipendenti vengono date responsabilità diverse che richiedono di interagire con le Intranet aziendali in modi differenti. Definire diritti di accesso consente di avere ruoli multipli e a volte anche sovrapposti che rispondono alle necessità reali. Inoltre, è bene scegliere un responsabile della governance che riveda e aggiorni in modo regolare ruoli e autorizzazioni. Nella maggior parte dei casi si tratterà di una persona della divisione HR.

2) Formazione dei dipendenti: troppo spesso, i dipendenti non sono preparati o formati su come gestire l'archivio dei contenuti. È importante quindi formare gli utenti su come utilizzarlo per ottenerne valore. Creare materiale a supporto dei corsi (video o articoli) può essere utile come referenza per i dipendenti.
3) Spiegare il valore dei processi: chiunque si sia occupato di formazione conosce la differenza tra mostrare alle persone come eseguire un'attività e fargliela eseguire realmente. Questo discorso vale anche per gli archivi di contenuti. Probabilmente sarà necessario un ampio set di categorie, tag e metadati collegati ad ogni asset per renderli ricercabili, ma i dipendenti, spesso di fretta, salteranno questi importanti passaggi quando possibile. È importante far sì invece che desiderino seguire il processo giusto, facendo capire loro che il mancato rispetto delle procedure può comportare gravi conseguenze, come l'impossibilità di cercare contenuti, di duplicarli o il rischio di renderli non disponibili agli altri utenti. Agli inizi lavorare in modo corretto richiederà tempo, ma renderà più facile il lavoro in futuro.

4) Implementare i workflow: a volte le figure HR richiedono processi di approvazione e revisione per pubblicare o modificare informazioni rilevanti, come le policy aziendali. Utilizzare una Intranet che include un motore per i flussi di lavoro permette di automatizzare le revisioni e di allegarle a processi e documenti.
Sfruttare i workflow può aiutare a regolarizzare attività e modifiche dove necessario. Non tutto richiederà un workflow: ad esempio il caricamento di foto o di blog post non dovrebbe necessitare l'approvazione delle risorse umane.
5) Accantonare gli asset obsoleti: i vecchi contenuti si accumuleranno nel corso del tempo. Se non vengono categorizzati in modo corretto o eliminati, i nuovi utenti potrebbero trovarli e non riconoscere che sono obsoleti e, in alcuni casi, inviarli a potenziali clienti o partner. Inoltre, grandi quantità di contenuti possono rallentare le performance, creando frustrazione nei dipendenti durante il caricamento. Si può procedere con l'accantonamento dei contenuti vecchi o inutilizzati in un archivio separato.

Sarebbe quindi opportuno fornire ai dipendenti i diritti di visualizzazione in modo che le risorse siano referenziabili, con limitazioni per modificare o scaricare le risorse al fine di impedire la diffusione di informazioni obsolete. Se non si dispone di un archivio completo, è utile implementare il controllo delle versioni in modo che gli utenti possano identificare rapidamente il contenuto più aggiornato.
Perché applicare queste best practice?
Spingere i dipendenti a rispettare queste linee guida può richiedere tempo e fatica, ma applicare l'approccio migliore consolida le basi per una soluzione efficace di repository dei contenuti. I dipendenti saranno in grado di trovare, gestire e caricare facilmente le risorse e la velocità dell'Intranet verrà ottimizzata man mano che i contenuti più vecchi saranno archiviati e raccolti altrove. Queste pratiche offriranno la migliore esperienza ai dipendenti per far sì che possano operare in modo eccellente.

Andrea Diazzi, Business Development Manager per l'Italia di Liferay