Come ottimizzare le riunioni online? Ottimizzarle per non perdere competitività

Ratzenberger (Sherpany): la trasformazione digitale aiuta a prendere le decisioni migliori, risparmiare tempo e denaro

Gestire le riunioni online non è per niente facile. Però ci sono dei metodi che possono aiutare.
"Le riunioni per le aziende hanno due costi - ha commentato Andrea Ratzenberger, VP of Sales and Marketing di Sherpany - quello per prepararle e quello per assistere. Il motto di Sherpany è 'ogni riunione è importante' perché abbiamo capito il peso delle riunioni e qual è il loro valore e il loro costo. Aiutiamo le aziende a organizzare e ottimizzare i meeting".
Ad ascoltare Ratzenberger si scopre che il 35% delle riunioni preparatorie viene considerata inutile, ma non solo, diversi studi indicano un costo la preparazione di un meeting per le aziende degli Stati Uniti di ben 37 miliardi di dollari!
La pandemia ha aumentato le difficoltà nell'organizzazione delle riunioni, nonché spesso anche un proliferare di incontri più o meno formali e più o meno produttivi.
Un recente sondaggio di Forrester ha rivelato che nel mondo post-Covid circa il 92% dei dirigenti incontra difficoltà che riducono la produttività delle riunioni, Come se non bastasse, il 46% di questi ritiene che la conseguenza delle riunioni improduttive generi una perdita di vantaggio competitivo.

"Il problema - prosegue Ratzenberger - è il divario percepito tra quello che si riesce a fare da soli e quello che si realizza in una riunione o che non si riesce a portare a termine.
La cosa incredibile è che la produttività negli anni è aumentata ma le riunioni si fanno allo stesso modo. Se si evitasse di spuntare le voci dell'ordine del giorni ma ci si concentrasse sui punti essenziali durante il meeting e discutere del resto in una fase preparatoria, non solo si eviterebbero sprechi di tempo, ma si otterrebbero riunioni più mirate agli obiettivi".
"La sfida principale in Italia è a livello culturale", ha precisato Gabriele Baraldi, Country Manager per l'Italia di Sherpany.
"Non è una questione di azeinde più o meno innovative, ma proprio di come si approccia il workflow aziendale".
Sherpany propone una soluzione che permette di avere a disposizione tutti i documenti necessari per la preparazione del meeting direttamente online, sul cloud gestito in modalità sicura, una piattaforma in cui è possibile condividere informazioni e partecipare alle discussioni per poter aiutare a prendere le decisioni migliori.

"Il concetto è arrivare alla riunione preparati ", prosegue Ratzenberger. "Ma non può bastare una piattaforma software, ma aiuta a gestire il workflow delle riunioni e quindi abituare l'azienda a ragionare in questo modo quando si deve prendere una decisione".
"La digital transformation in Italia ha preso piede - ha precisato Baraldi -, ma molto c'è da fare. Vediamo crescere l'interesse di tante aziende, soprattutto in una fase in cui si lavora in smartworking. Il punto più discusso riguarda la sicurezza delle informazioni, ma la nostra soluzione rispetta la compliance sia a livello di contenuti sia a livello di accesso agli stessi. Crediamo che il futuro del business sia ibrido, non si tornerà tutti in ufficio e quindi è necessario avviare un processo di cambiamento dei meeting al fine di non perdere produttività e, come abbiamo visto, competitività".