Lo Smart Working libera le energie delle imprese e dei lavoratori

A fronte di un aumento di produttività medio del 25%, si ha un beneficio in costo del lavoro per 1,7 mld di euro, risparmio di tempo e denaro per i dipendenti, riduzione di emissioni CO2. Le resistenze culturali nelle aziende

Lo sviluppo e la diffusione di tecnologie ICT per supportare la comunicazione, la collaborazione e la creazione di social network, insieme alla diffusione sempre più pervasiva di device mobili “intelligenti” e di facile utilizzo, possono agevolare e supportare le aziende verso modelli di lavoro orientati allo Smart Working. Un modello che produce benefici rilevanti innanzitutto per le imprese, con un aumento di produttività del lavoratore medio del 25%, (che può arrivare al 50% in più) e una riduzione di costo del lavoro di circa 1,7 miliardi di euro. Ma che presenta importanti vantaggi per l\'intero Sistema Paese: se appena il 10% dei lavoratori che oggi si spostano in auto adottasse il telelavoro per 100 giorni l’anno si otterrebbe un risparmio complessivo di tempo pari a 47 milioni di ore, di denaro pari a 407 milioni di euro, di emissioni di anidride carbonica pari a 307 mila tonnellate.
Le tecnologie ICT rappresentano oggi un driver di spinta verso l’adozione di modelli di Smart Working in Italia, ma altre leve organizzative, e in particolare la cultura del management, sono ancora un freno allo sviluppo di questi nuovi modelli di lavoro.

E così, nonostante le tecnologie digitali siano sempre più diffuse e consentano di poter svolgere le attività a distanza, attualmente soltanto il 5% dei lavoratori italiani ha uno stile di lavoro da “Smart Worker”, caratterizzato da maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi di lavoro (“Distant o Mobile Worker”), degli orari di lavoro (“Flexible Worker”) e degli strumenti da utilizzare (“Adaptive Worker”). Sono alcuni risultati della Ricerca dell\'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano ( www.osservatori.net ), presentata al convegno “Smart Working: ripensare il lavoro, liberare energia”.

I benefici dello Smart Working

L’innovazione dei modelli di lavoro orientati allo Smart Working produce benefici rilevanti non solo a livello di singola azienda, ma anche di Sistema Paese. Considerando il solo telelavoro, per esempio, si evidenziano miglioramenti significativi della qualità della vita lavorativa e personale (riduzione dello stress, possibilità di autogestirsi, riduzione degli spostamenti quotidiani, ecc), che si riflette positivamente sull’ambiente e sulla qualità delle prestazioni lavorative.

I benefici sono quantificabili e traducibili in termini economici. A livello di singola azienda si stima un aumento di produttività del lavoratore che, a seconda delle situazioni, arriva fino al 50%, con un aumento medio valutabile intorno al 25%. Se si considerano le sole grandi imprese con oltre 500 dipendenti e si ipotizza un incremento pari al 10% del telelavoro per impiegati, quadri e dirigenti (130.000 persone in Italia), un aumento di produttività medio del 25% si traduce in un beneficio in termini di costo del lavoro pari a circa 1,7 miliardi di euro. Inoltre, all’aumentare del numero di telelavoratori si può riprogettare l’organizzazione delle strutture e, attraverso un consolidamento degli spazi, si riduce così anche il costo dei beni immobili. Tale beneficio sarebbe ancora più elevato se si estendessero i confini dell’analisi anche alle aziende sotto i 500 dipendenti e alla Pubblica Amministrazione. A livello di Sistema Paese la diffusione del telelavoro potrebbe portare ad una significativa riduzione degli spostamenti e quindi delle emissioni di anidride carbonica. In Italia 9 milioni di occupati (dirigenti, quadri e impiegati) utilizzano i mezzi di trasporto per raggiungere il luogo di lavoro e di questi il 75,5% usa l’auto.

Se il 10% lavorasse da casa in telelavoro per 100 giorni all’anno, si avrebbe una riduzione della produzione annua di CO2 di oltre 307.000 tonnellate e le persone risparmierebbero tempo negli spostamenti (per il sistema nel suo complesso 47 milioni di ore all’anno) e denaro (complessivamente 407 milioni di euro all’anno).
“Queste cifre, nonostante misurino solo una piccola parte dei benefici ottenibili, danno un’idea delle potenzialità dello Smart Working in Italia – afferma Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell\'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano – e dovrebbero stimolare opportune azioni da parte di tutti gli attori chiave del nostro Paese volte a trasformare questi benefici da \'potenzialità\' a \'energia\' per la crescita delle imprese e del Paese.

La progettazione di un sistema di Smart Working

La realizzazione di un sistema di Smart Working richiede la riprogettazione congiunta di leve tecnologiche, ma anche organizzative e gestionali. In particolare sono tre gli ambiti da considerare.
1 – La configurazione fisica degli spazi di lavoro - Il 39% dei Responsabili HR dichiara che nella propria azienda sono stati definiti dei piani annuali o pluriennali di riprogettazione del layout degli uffici per creare ambienti aperti, flessibili e orientati alla collaborazione e al benessere delle persone, mentre il 64% ha già apportato negli ultimi anni significativi cambiamenti e innovazioni.

Gli ambiti di innovazione possibili in questo campo sono l\'aumento della dimensione degli uffici; la maggior configurabilità della postazione di lavoro con scrivanie, pareti divisorie, free standing e armadiature; la creazione di aree di relax per favorire l’incontro e la collaborazione; la creazione di aree con spazi di “relazione sociale”; la creazione di postazioni condivise per ridurre i costi e garantire una maggior flessibilità organizzativa; l\'introduzione di sistemi di localizzazione automatica dei dipendenti attraverso smart card, cellulari o altri dispositivi wireless.
2 – Lo sfruttamento delle tecnologie digitali per ripensare lo spazio virtuale di lavoro – Le tecnologie chiave per supportare lo Smart Working sono quelle di Knowledge Management, Social Network & Community per il supporto alla creazione di relazioni e conoscenza tra le persone (social network, forum, blog, microblogging, wiki, semantic search, idea management e prediction markets, ecc); Collaboration per il supporto alla gestione della comunicazione e collaborazione interna ed esterna, attraverso sistemi di conferencing, instant messaging, Voice over IP, condivisione e co-editing in real time e asincrona di slide e documenti; il Mobile Workspace per la realizzazione di applicazioni e soluzioni che consentano l’accesso a contenuti e strumenti in mobilità (palmari, tablet, smartphone, new tablet); Cloud Computing per la fruizione di applicazioni (Software as a Service), piattaforme (Platform as a Service) e risorse infrastrutturali (Infrastructure as a Service) in modo scalabile e flessibile a seconda delle esigenze.

3 - Gli stili di lavoro e le policy organizzative - Solo il 5% dei Direttori HR indica che tutti i lavoratori possono scegliere come ripartire il proprio tempo lavorativo tra le diverse sedi di lavoro (casa, ufficio, presso i clienti, ecc.). In particolare, il telelavoro viene praticato da meno del 10% della popolazione aziendale, tipicamente commerciali, dirigenti e donne con famiglia.
I motivi di questa flessibilità limitata, a detta dei Direttori HR, non sono tanto da ricercare nella tecnologia e nella normativa, quanto nella cultura aziendale e in particolare nelle difficoltà di coordinamento e collaborazione tra i dipendenti (56%), nel timore di perdita di controllo (50%) e nel timore di isolamento e alienamento delle persone (47%). Quando la Direzione HR è riuscita a farsi promotrice di questo rinnovamento però i benefici rilevati sono stati notevoli nel miglioramento della motivazione e nel miglior equilibrio tra lavoro e vita familiare dei dipendenti (84%), nella riduzione del tasso di assenteismo (55%) e nell’incremento delle prestazioni lavorative e della produttività delle persone (48%).
“Con il diffondersi del concetto di economia della conoscenza e di \'knowledge work\' la creazione di valore per un’impresa non è più legata esclusivamente alla presenza fisica dei lavoratori in un determinato luogo e per un certo periodo di tempo, bensì alla loro capacità di generare innovazione e di svolgere il proprio lavoro indipendentemente dall’orario e dal luogo in cui si trovano – afferma Corso – Per realizzare un sistema di Smart Working, ai tradizionali criteri per la progettazione organizzativa vanno affiancati principi come la collaborazione emergente, l’autonomia e la flessibilità nella scelta degli spazi e delle metodologie di lavoro, la valorizzazione dei talenti, la responsabilità e l’innovazione diffusa”.

Gli Smart Workers in Italia

Le tecnologie digitali, con la diffusione sempre più pervasiva di nuove applicazioni e device, oltre a cambiare gli stili di vita e relazione, stanno avendo un impatto sempre più significativo anche nel modo in cui le persone svolgono il proprio lavoro. La Ricerca, realizzata in collaborazione con Doxa, mostra che circa 8 lavoratori su 10 utilizzano un device ICT per oltre il 50% del proprio tempo lavorativo. In particolare, il 68% fa uso di personal computer fissi per la maggior parte del tempo, il 17% di computer portatili, solo il 4% usa dispositivi mobile (in particolare cellulari e smartphone) come strumento prevalente di lavoro. Nonostante le tecnologie digitali siano sempre più diffuse e consentano di poter svolgere le proprie attività a distanza, soltanto il 5% dei lavoratori ha uno stile di lavoro da “Smart Worker”, caratterizzato da maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi di lavoro (Distant o Mobile Worker), degli orari di lavoro (Flexible Worker) e degli strumenti da utilizzare (Adaptive Worker).
Distant o Mobile Worker - Riguardo alla flessibilità degli “spazi” di lavoro, l’analisi mostra che il 26% del campione può essere considerato un “Distant o Mobile Worker” in quanto lavora fuori dall’ufficio o in mobilità per almeno metà del suo tempo lavorativo.

Nel dettaglio, il 17% dei lavoratori opera da casa; il 53% in mobilità all’esterno della propria sede, presso i clienti e durante gli spostamenti; il 77% lavora in mobilità all\'interno della sede di lavoro. In tutti questi casi l’utilizzo di strumenti ICT è fondamentale. E gli impatti sono notevoli: grazie all’adozione di modelli di Distant o Mobile Work supportati da strumenti ICT, il 69% dei lavoratori afferma di essere più flessibile nel lavoro, il 52% di essere più efficiente, il 54% più efficace e il 48% più soddisfatto e motivato.
Flexible Worker - L’autonomia nel personalizzare l’orario di lavoro in modo flessibile in base alle proprie esigenze (orario di inizio e termine dell’attività lavorativa e durata complessiva) è concessa nel 58% dei casi solo in particolari circostanze, mentre nel 25% in modo completo. Chi usufruisce di un’autonomia completa può essere definito “Flexible Worker” ed evidenzia benefici significativi in termini di flessibilità nel lavoro (68%), soddisfazione e motivazione (48%), efficienza e produttività (51%), efficacia e qualità del lavoro svolto (46%).

Adaptive Worker - Tra gli “strumenti” con cui lavorare, il 37% del campione utilizza o i propri device personali (17%) o strumenti aziendali scelti personalmente (20%) e può essere considerato un “Adaptive Worker”, figura che presenta un impatto notevole in termini di efficienza (62%), efficacia (56%) flessibilità (40%) e soddisfazione e motivazione (39%) nel lavoro.
“A fronte di benefici evidenti per gli Smart Worker, l’analisi mostra come ancora troppi lavoratori, il 43%, pur a fronte di esigenze concrete e notevoli opportunità offerte dalle nuove tecnologie, siano ingabbiati in modelli di lavoro “tradizionali”, senza reali gradi di libertà nel definire dove, come e quando lavorare – commenta Guido Argieri, Telco & Media Director Doxa - Una situazione decisamente arretrata se si considera che la grande maggioranza delle persone si dichiara disponibile ad adottare modelli di lavoro innovativi come il telelavoro il lavoro in mobilità, orari lavorativi flessibili e utilizzo di strumenti informatici personali (pc/smartphone/tablet) per lavorare”.
“I lavoratori – conclude Alessandro Piva, Responsabile della Ricerca dell\'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano – evidenziano che i vincoli legati alle modalità di lavoro attuali non permettono spesso di soddisfare esigenze per loro prioritarie come l’equilibrio fra lavoro e vita privata, l’autonomia professionale e la possibilità di collaborare.

Condizioni che, oltre a essere ritenute fondamentali per il raggiungimento di buone prestazioni professionali, costituiscono fattori motivanti, di importanza paragonabile alla retribuzione e alla possibilità di carriera”. Alla presentazione dell'Osservatotorio era presente anche Plantronics, che ha dato il suo contributo con la propria visione e applicazione dello Smart Working (Video)