Strategic Meetings Management: le best practice per ottenere benefici in breve tempo

I programmi per la gestione strategica dei meeting si dimostrano un efficace strumento a disposizione delle aziende secondo quanto rilevato da un nuovo studio globale realizzato da Carlson Wagonlit Travel insieme al gruppo editoriale The BTN Group. I principali vantaggi di un programma di Strategic Meetings Management (SMM) risultano essere la maggiore trasparenza sulla spesa, la riduzione dei costi, la più stretta compliance a norme e policy aziendali, la riduzione dei rischi e, conseguentemente, la maggiore efficacia degli eventi organizzati.

Lo studio, intitolato "Driving Success in Strategic Meetings Management", si basa su un'approfondita indagine - quantitativa e qualitativa - che mette in evidenza i risultati dei programmi di gestione strategica dei meeting aziendali. Ma mostra anche come il mercato rimanga perlopiù acerbo nella loro applicazione.
Oltre la metà degli intervistati afferma di aver ottenuto almeno il 10% di risparmi dal programma di SMM, con un ulteriore 17% che ha raggiunto saving superiori al 15%.
La ricerca rileva altresì che sono molti gli elementi che compongono un programma strategico di gestione dei meeting, tanto che ciascuno risulta diverso dall'altro. La mancanza di uno standard unico è percepita come diretta conseguenza della complessità dello SMM. I programmi di SMM sono quindi estremamente flessibili e costruiti su misura delle specifiche esigenze di ciascuna azienda.

Oltre il 60% degli intervistati dichiara inoltre di aver affidato in outsourcing un'area del programma di SMM, sia per la realizzazione di servizi operativi sia per la consulenza strategica, che può contribuire significativamente a semplificare il progetto e facilitarne il successo.
"Abbiamo scoperto che quasi tutte le aziende che hanno adottato un programma strategico di gestione dei meeting lo reputano un successo", fa notare Kari Wendel, Senior Director Global SMM Strategy & Solutions di CWT Meetings & Events. "Tutti gli esperti concordano sul fatto che un programma di SMM non deve essere troppo complicato e che i ritorni possono essere ottenuti molto rapidamente. Una best practice che emerge dalla ricerca è prediligere la semplicità alla completezza nelle fasi iniziali del programma e concentrarsi sulla strategia: la declinazione più articolata e di dettaglio seguirà successivamente. In altre parole, è importante non essere troppo ambiziosi all'inizio, conviene prima dimostrare il valore delle azioni promosse e solo a quel punto estendere il programma. La chiave determinante del successo è identificare tutti gli stakeholder già nella fase iniziale per ottenere da subito il loro coinvolgimento".

Nella costruzione di un programma di SMM, la strategia più utilizzata prevede come primi step la gestione centralizzata degli acquisti e il consolidamento dei contratti con i fornitori, in primis gli hotel. È soprattutto da questi interventi che derivano la trasparenza e la riduzione dei costi desiderate, considerate anche come i principali indicatori del successo di un programma di SMM. Gli altri principali parametri fanno riferimento alla soddisfazione di partecipanti e organizzatori e alla conformità alle norme.
A dimostrazione del valore dei programmi SMM, oltre il 70% degli intervistati che ha implementato un programma sta pensando di espanderlo.
"Si tratta di una metodologia decisamente innovativa ed efficace che stiamo proponendo per primi in modo strutturato sul mercato italiano - afferma Armando Mastrapasqua, senior director di CWT Meetings & Events Italia - e che trova sempre più interesse da parte delle aziende. Anche perché apporta significativi benefici in breve tempo per chi l'adotta".

"Guardando al futuro, emerge che si cercherà una maggiore sinergia tra i programmi di SMM e le altre iniziative di marketing ed eventi in generale", sottolinea Cindy Fisher, Vice President di CWT Meetings & Events. "Inoltre, il continuo consolidamento dei player della industry è destinato ad avere un impatto sulla gestione di meeting ed eventi: i grandi gruppi alberghieri, ad esempio, renderanno più difficile per le aziende che non hanno un approccio strategico negoziare tariffe convenienti, o anche solo assicurarsi gli spazi. Ecco perché i programmi di SMM stanno rapidamente diventando una necessità".
Le best practice per avere successo
Implementare un programma di SMM è un progetto complesso, che presenta molte opportunità ma richiede anche grande attenzione per ottenere i risultati attesi. Ecco i principali suggerimenti tratti dalle best practice delle aziende interpellate:

1. Focus sulla strategia, non sulle singole azioni tattiche.
2. Determinare con precisione gli obiettivi che si vogliono raggiungere e i relativi criteri di verifica prima di iniziare.
3. Non cercare di fare troppo fin dall'inizio, meglio avviare iniziative circoscritte e portarle al successo prima di estendere la propria azione.
4. Costruire una roadmap con le fasi di implementazione e di verifica.
5. Condividere fin da subito con tutti gli interlocutori interni ed esterni il programma di SMM, gli obiettivi e la roadmap.
6. Valutare l'affidamento in outsourcing di alcune o tutte le componenti del vostro programma di SMM per accelerarne lo sviluppo grazie al contributo di esperti esterni. Le TMC possono essere per esempio una grande risorsa in termini di consulenza per realizzare un piano di SMM.

7. Considerare la creazione di un task force dedicata (interfunzionale e aperta a consulenti e provider esterni).
La ricerca Driving Success in Strategic Meetings Management è scaricabile gratuitamente dal sito CWT.