29/10/2025
Rimborsi spese: la "zona grigia" frena i dipendenti e la crescita aziendale
Salpietro (Soldo): le regole poco chiare generano stress e bloccano la produttività aziendale, un rischio da affrontare con strumenti digitali efficaci
Un clima di incertezza circonda la gestione dei rimborsi spese nelle aziende italiane, causando stress ai dipendenti e potenziale danno alla produttività. Il nuovo rapporto "La zona grigia" di Soldo, piattaforma specializzata nella gestione proattiva delle spese aziendali, analizza come l'equilibrio tra fiducia e controllo influenzi le dinamiche di spesa quotidiane.
La fiducia emerge come un fattore economico cruciale. Se le politiche aziendali non sono percepite come trasparenti, i dipendenti manifestano esitazione e arrivano a sacrificare spese utili all'azienda, ostacolandone la crescita. La ricerca Soldo mostra che il 45% dei dipendenti italiani è riluttante a presentare una nota spese, mentre il 39% rinuncia completamente a rimborsi legittimi. Questo indica una crescente divergenza tra la volontà dei lavoratori di rispettare le procedure e la loro percezione di rigidità nei processi interni di spesa.
Al centro di questa dinamica si trova una marcata disparità di vedute. Il 58% dei responsabili finanziari si dichiara convinto della chiarezza delle regole di rimborso, ma solo il 51% dei dipendenti ha una chiara comprensione di ciò che può essere rimborsato. Questa discrepanza porta all'autocensura: il 28% dei lavoratori evita di sostenere spese importanti per attività aziendali e il 19% ha già subito il rifiuto di richieste valide. Di conseguenza, la gestione delle note spese si posiziona tra le maggiori fonti di stress, superata solo dall'incertezza legata alla richiesta di budget per eventi o conferenze.
«È fondamentale che le aziende italiane investano in policy chiare, rimpiazzando sistemi intricati con processi più semplici e trasparenti», ha affermato Gianluca Salpietro, Head of Sales di Soldo in Italia. «Quando le regole sono allineate ai processi effettivi, i dipendenti possono effettuare spese con serenità, e i team Finance riescono a gestire ogni aspetto con maggiore fiducia e controllo».
La percezione delle problematiche legate alle spese aziendali muta sensibilmente in base al ruolo ricoperto. Per i finance leader, le maggiori difficoltà si manifestano nella convinzione diffusa che «tutto sia rimborsabile» (31%), nella carenza di ricevute (26%), nelle spese non conformi alle policy (24%) e nei ritardi nella presentazione delle note spese (22%);
Dalla prospettiva dei dipendenti, un quarto degli intervistati (25%) considera la gestione dei rimborsi un'attività particolarmente stressante. Di fronte a incertezze, il 36% cerca chiarimenti presso il proprio manager, mentre solo il 20% si rivolge al reparto Finance. Questo scenario evidenzia una supervisione spesso frammentata e policy non sempre pienamente comprese o integrate.
«L'assenza di comprensione tra chi effettua le spese e chi le controlla genera frustrazione, inefficienza e rallenta il progresso delle aziende», ha spiegato Salpietro. «Per superare queste barriere, le aziende devono adottare strumenti digitali capaci di assicurare chiarezza e piena tracciabilità in ogni fase del processo».
Lo scenario è reso ulteriormente complesso dall'emergere di una nuova preoccupazione: il 41% dei responsabili finanziari italiani teme che l'Intelligenza Artificiale possa essere impiegata per produrre ricevute false, con gravi ripercussioni sulla conformità e sulla governance aziendale.
«Sono rimasto sorpreso dalla facilità con cui si può creare una ricevuta falsa», ha concluso Salpietro. «L'unica strategia efficace per contrastare questa minaccia consiste nel connettere ogni *pagamento digitale alla corrispondente nota spese, assicurando una tracciabilità completa e una visibilità in tempo reale. Questo approccio protegge l'azienda e consente ai dipendenti di operare con maggiore sicurezza».
