Come abbiamo ottenuto quello che siamo oggi? Per iniziare abbiamo individuato 3 aree: 3 B – Bricks, Bytes e Behaviours – che rappresentano rispettivamente Spazio, Tecnologia e Risorse Umane. Per facilitare i cambiamenti abbiamo usato la Leesman “Employee Work Space Satisfaction Survey”, che ha fornito ai nostri dipendenti voce nella progettazione e nel layout dei loro uffici nelle tre aree principali: l’ambiente lavorativo, la tecnologia e le abitudini sul lavoro.
Quali sono i pilastri dello Smarter Working?
BRICKS – Le fondamenta dello Smarter Working
Lo spazio fisico lavorativo, compreso l’ufficio principale, gioca un ruolo enorme nel successo dello Smarter Working e di un ambiente di lavoro flessibile. Il design dell’ufficio deve riflettere le esigenze e i desideri dei dipendenti.
Il normale ambiente di lavoro, che si tratti della sede principale, della filiale, di lavoro mobile o in remoto da casa è spesso afflitto da problemi di lavoro – disagi fisici, elevati livelli di rumore, assenza di fondamentali strumenti lavorativi, la mancanza di privacy e distrazioni costanti. Tutto ciò può contribuire a un ambiente di lavoro malsano.
Nel nostro progetto di design, abbiamo definito quattro tipologie di spazi di lavoro che si focalizzano sulla capacità di: Concentrarsi, Collaborare, Comunicare e Contemplare (Concentrate, Collaborate, Communicate and Contemplate).
• Contemplare – Tempo e spazio per l’ispirazione creativa, per ricaricarsi, per rilassarsi (fare una pausa dal lavoro)
• Comunicare – Aree vivaci, caratterizzate dal rumore o da gruppi che si incrociano (area caffè, lobby)
• Collaborare – Aree per lavorare insieme: (vale a dire, capsule lavorative, sale riunioni)
• Concentrazione – Spazio rilassante per concentrarsi sul lavoro (cioè celle, capsule).
Un elemento chiave, spesso trascurato nella creazione di un nuovo ambiente di lavoro, è la necessità di un spazio acustico. Come azienda nel settore dell’acustica, siamo stati molto attenti all’ABC dello spazio acustico, che include: Assorbimento, Blocco e Copertura (Absortion, Blocking e Cover).
Nel nostro progetto per i nuovi uffici Smarter Working, abbiamo inserito tutti questi elementi. Ad esempio, fattori di assorbimento affinché il suono sia catturato da pannelli e tessuti per rendere armonioso tutto l’ambiente. Il blocco rappresenta l’installazione dei meccanismi di difesa, come barriere acustiche che aiutano a tenere sotto controllo il rumore, quando si è in movimento. E infine, Copertura, vale a dire la produzione di suoni anti-rumore che aiutano a mascherare l’eco e le voci in ufficio.
E’ mia convinzione che la chiave per costruire il giusto ambiente lavorativo è avere gli spazi giusti per fare le proprie attività. Questo rende il lavoro il più possibile confortevole e produttivo.
BYTES – La giusta tecnologia
Semplicemente non è sufficiente fornire allo staff la possibilità di lavorare a distanza, se non risulta vantaggioso. Ovviamente, essendo noi fornitori di cuffie, abbiamo a nostra disposizione la tecnologia audio, ma l’interazione virtuale costituisce una sfida. Nuove vie dovevano essere trovate per coinvolgere i dipendenti a collaborare tra loro in remoto. Abbiamo affrontato questo con l’introduzione di una nuova tecnologia che ha dato a tutti un’identità e una presenza. Un grande ostacolo per noi è stato lo sviluppo di una soluzione, che potesse risolvere le esigenze di comunicazione per un gruppo di lavoro numeroso, che ponessse al centro l’identità e la presenza di tutti i nostri dipendenti in ogni momento.
Avevamo anche bisogno di una soluzione Smarter Working che rimuovesse due paure nella gestione delle risorse: i manager temono di perdere “di vista” i dipendenti e i dipendenti perdono “di vista” i loro obiettivi.
Abbiamo scelto di adottare la tecnologia che consente l’utilizzo di qualsiasi dispositivo, con qualsiasi applicazione, in qualsiasi luogo. Le UC possono essere implementate con l’adozione di Microsoft Lync o CISCO Jabber. Questo ha trasformato i laptop in telefoni portatili (cioè senza telefoni fissi e una cuffia d’obbligo), e tutti i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo, con un indicatore che segnala la “presenza”, in modo da migliorare la produttività e aumentare la collaborazione attraverso IM, email, video conference call, condivisione di desktop, etc.
I telefoni fissi sono stati sostituiti da softphone, rendendo laptop e smartphone il principale mezzo di comunicazioni vocale. Abbiamo ottimizzato completamente PC CPU e la memoria, potenziando la larghezza della banda di rete e la qualità del servizio, soprattutto la voce su Wi-Fi. Infine, per assicurarci un inizio facile, abbiamo fatto in modo che tutti fossimo preparati sulla nuova tecnologia.
La mia esperienza mi ha portato a credere fermamente che tutte le aziende devono dotare tutti dipendenti, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica, degli strumenti e delle conoscenze necessarie per ottimizzare la loro esperienza di lavoro flessibile. Senza questo, l’intero processo non avrebbe mai raggiunto il suo pieno potenziale.
BEHAVIOUR – Il vecchio e il nuovo insieme
Ultimo e forse più importante fattore è la fiducia basilare, che deve svilupparsi tra manager e collaboratori. Essere creativi e all’avanguardia e, al tempo stesso, la tecnologia possono portare lontano l’azienda. Come risultato del nostro piano di sviluppo, abbiamo scoperto che il fondamentale fattore di successo riguarda il Comportamento – Behaviour - e l’evoluzione delle competenze del dipendente.
Il rapporto tra manager e dipendente deve essere basato sulla fiducia e per stabilire questo ci siamo concentrati sulla comunicazione e sulla formazione di tutti i dipendenti, assicurando una chiara comprensione degli obiettivi e delle procedure all’interno dell’azienda. Spesso, i manager in prima linea sono riluttanti al cambiamento: percepiscono di perdere il controllo, non si fidano del proprio team, o forse temono anche di perdere lo status di manager. Il cammino verso lo Smarter Working richiede un cambiamento di stile manageriale dall’esercizio del controllo all’esercizio dell’influenza. Non è sempre facile, ma se si identifica la corretta modalità di formazione dei manager per affrontare il cambiamento e per imparare a gestire un gruppo di lavoro dislocato, sarà possibile costruire un team dislocato, capace di prestazioni elevate, e renderà più facile la comunicazione tra i membri del team.
Si raccomanda di mettere in piedi un “Role assessment”. I manager devono essere allenati a fidarsi dei loro team. Il cammino verso lo Smarter Working richiede una leadership illuminata e un approccio multi-disciplinare ben integrato, ma centrale in ogni momento; è una grande opportunità per rivedere e ridefinire che cosa significa lavorare per le persone e con le persone.
Se non è ancora chiaro, io sono davvero un convertito allo Smarter Working. Nonostante le altre aziende vadano nella direzione opposta, sono convinto che, dando ai collaboratori gli strumenti giusti, lo spazio giusto e la fiducia in loro con la libertà di scegliere come vogliono lavorare, i dipendenti faranno cose davvero eccezionali. Ho visto che accade davvero.
Philip Vanhoutte, Senior Vice President e Managing Director Europe e Africa di Plantronics
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